Dijitalleşmede marka üniversite olma hedefi doğrultusunda yeni uygulamaları hayata geçirmeye devam eden Karabük Üniversitesi, lisansüstü eğitimde dijitalleşmeyi bir üst seviyeye taşıyacak yeni bir otomasyon sistemiyle dikkat çekiyor.

Dijital üniversite hedefi doğrultusunda emin adımlarla ilerleyen Karabük Üniversitesi, Rektör Prof. Dr. Fatih Kırışık’ın öncülüğünde dijitalleşme çalışmalarına hız kesmeden devam ediyor. Karabük Üniversitesi tarafından hayata geçirilecek olan Lisansüstü Eğitim Otomasyon Sistemi, akademik ve idari süreçlerin dijitalleşmesini sağlayarak hız, verimlilik ve sürdürülebilirlik açısından önemli katkılar sunmayı hedefliyor.

Lisansüstü Eğitim Otomasyon Sistemi, sadece süreçlerin hızlanmasını değil, aynı zamanda kağıt kullanımını azaltarak çevresel sürdürülebilirliğe katkı sağlamayı da hedefliyor. Sistem, kullanıcı dostu panelleri ve gelişmiş güvenlik özellikleriyle hem öğrencilerin hem de akademik ve idari personelin işlerini kolaylaştıracak. Pilot uygulamanın Ocak 2025’te başlatılması planlanırken, ilerleyen dönemde sistemin tam kapasiteyle tüm enstitüye entegre edilmesiyle Karabük Üniversitesi, Türkiye’de dijitalleşme alanında öncü bir rol üstlenmeyi amaçlıyor.

Dijitalleşmede Büyük Adım

Karabük Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Enstitüsü Müdürü Doç. Dr. Zeynep Özcan, yeni geliştirilen sistem ile lisansüstü eğitim süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve optimize edilmesinin hedeflendiğini ifade ederek şunları söyledi:

“Karabük Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, 109 aktif programı ve yaklaşık 4.500 öğrencisi ile oldukça büyük bir aile. Şu anda halihazırda iş ve işlemlerimizi OBS ve EBYS üzerinden yürütüyoruz. Ancak bu işleyişin daha etkili ve verimli olabilmesi için yeni bir otomasyon sisteminin varlığına ihtiyaç duyuldu. Bu anlamda geliştirilen Lisansüstü Eğitim Otomasyon Sistemi, enstitüdeki eğitim-öğretim faaliyetlerini dijital olarak yönetmek ve optimize etmek için geliştirilmiş bir sistemdir. Bu sistem sayesinde lisansüstü programların, yüksek lisans ve doktora programlarının takibi, değerlendirilmesi ve mezuniyeti gibi işlemlerinin kullanıcı dostu bir arayüzle daha hızlı ve güvenli bir şekilde tamamlanması amaçlanmakta. Bu amaçla geliştirilen sistem, bizim için çok heyecan verici. Demo uygulaması başarıyla tamamlandı. Bahar dönemi itibarıyla da canlı performansını pilot ana bilim dallarımız üzerinden geçmeyi planlıyoruz. Bu gelişmenin yaşanmasında, bu sistemin tamamlanması ve bugünlere gelmesinde en büyük desteği Sayın Rektörümüz Prof. Dr. Fatih Kırışık hocamızdan aldık. Enstitü olarak kendisine şükranlarımızı sunuyoruz. Aynı zamanda Bilgi İşlem Daire Başkanlığımızın bu konudaki desteğini ifade etmem gerekiyor. Sayın Başkanımıza vermiş olduğu destek ve katkıdan dolayı çok teşekkür ediyoruz. Başkanlık bünyesinde görev yapan yazılım mühendisi arkadaşlarımızında emeklerinden dolayı kendilerine teşekkür ediyorum.”

Sistem özellikleri ile sağlanan kolaylıklardan söz eden Doç. Dr. Zeynep Özcan, “Bu sistemin, enstitümüzün iş ve işleyişi açısından sağlayacağı elbette ki pek çok kolaylık ve avantaj var. Her şeyden önce geniş bir yelpazede kullanıcı paneli sunuyor. Admin, öğrenci, akademik personel, idari personel gibi farklı gelişmiş panelleri mevcut. Danışman seçiminden bilimsel hazırlığa, sınav süreçlerinden akademik takvim yönetimine kadar süreci dijitalleştiriyor ve otomatize ediyor. Bu yönüyle üstün bir özelliğe sahip ve bunu da güvenlikli bir şekilde yapıyor. Çünkü gelişmiş şifreleme ve kullanıcı yetkilendirme özellikleri mevcut. Hız ve verimlilik açısından tartışılmaz bir değeri var. Çünkü iş ve işleyişin dijitalleştirdiği için hem iş hem de zaman açısından bir tasarruf sağlayacak. Bunun yanı sıra iletişimi de kolaylaştıracağını düşünüyoruz. Çünkü panel içi SMS ve mail entegrasyonu gibi özellikleri var. Panel içi mesajlaşma sayesinde iletişim daha etkili ve verimli hale geleceğini düşünüyoruz. Bu sistem sayesinde tasarruf ve sürdürülebilirlik açısından da birtakım özelliklerin ortaya çıkacağını düşünüyoruz. Kağıt kullanımını minimize ederek iş gücü kullanımını optimize edecek, insani hataları minimize edecek. Zamanı daha etkili bir şekilde yönetebilmemiz açısından da bize bir kolaylık sağlayacak. Üstün özellikleri olan derinlikli bir sistem. Bizim kullanacağımız bu sistem, otomasyon açısından ayrı bir değere sahip olduğu için Türkiye’de ilkler arasında yer alan üniversitemize değer katacak bir özelliğe sahip.” ifadelerini kullandı.

Türkiye'de Öncü Bir Sistem

Otomasyon sisteminin geliştirilme sürecine dair bilgi veren Bilgi İşlem Daire Başkanı Dr. Öğretim Üyesi İsa Avcı, “Lisansüstü Enstitü Otomasyon Yazılımı’nın temelleri aslında 2021 yılında atılmıştı. Bu süreç içerisinde, yeni rektörümüzün göreve gelmesiyle birlikte daha da hızlandırmış olduk. Bu nedenle, özellikle otomasyon sürecinde, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü’ndeki hem çalışan arkadaşlarımızın hem de hocalarımızın uygulamayı daha kolay ve verimli bir şekilde kullanabilmesi için kapsamlı bir çalışma yürüttük. Yazılım, toplamda 300’e yakın menüden oluşuyor. Tabii ki, rektör hocamızın bu konuda bize bir talimatı oldu: “Lisansüstü Enstitüsü’müzün bu tarz süreçlerde otomasyonunu nasıl geliştirebiliriz, nasıl bunu iyileştirebiliriz?” yönünde. Bu vesileyle, öncelikle Sayın Rektörümüz Prof. Dr. Fatih Kırışık hocamıza çok teşekkür ediyorum. Özelikle, Enstitü Müdürümüz Zeynep Özcan hocamızın da bu süreçteki katkıları ve destekleri çok büyük oldu. Bilgi İşlem tarafında ise biz personelimizle birlikte bu süreçte çalışmış olduk.  Şu an demo aşamasını başarıyla tamamladık. Ocak 2025 itibarıyla, 2-3 bölümün entegre ederek bu süreci başlatmış olacağız. Yeni dönemle birlikte ise otomasyonu tamamen enstitümüze çalışır halde teslim ediyor olacağız.” şeklinde konuştu.

Sistemin, üniversitenin “Dijital Kampüs” vizyonunu destekleyeceğini belirten Dr. Öğretim Üyesi İsa Avcı, “Bu süreçle, üniversitemizin “Akıllı Kampüs” ya da “Dijital Üniversite” olma aşamasında bir adım daha ileriye götürdük. Üniversitemizin buradaki en önemli amacı, dijital kampüs ve akıllı kampüs konseptinde Türkiye’de öncü olmaktır. Böylelikle biz de Sayın Prof. Dr. Fatih Kırışık hocamızın önderliğinde inşallah bunu gerçekleştireceğiz. Bilgi İşlem anlamında da tüm uygulamalarımızı dijital hale çeviriyoruz. Her bir uygulamamız, inşallah otomasyon sistemiyle tek bir noktadan tüm sistemleri raporlayabilir, izlenebilir ve şeffaf bir şekilde bunları tüm çalışanlarımızın görebileceği bir ortamı hazırlamış oluyoruz. Otomasyon sisteminin en önemli özelliği kolaylaştırıcı olmasıdır. Kağıt tasarrufu sağlayarak hocalarımızın sürekli takip etmekte zorlandıkları, örneğin öğrenci takibi, tik sınavları, tös sınavları gibi sınavlarda bir menü üzerinden takip edebilecek. Yaklaşan tarihler veya son teslim tarihleri (deadline) konusunda, sistem üzerinden e-posta yoluyla uyarılar gönderilecek. Örneğin: “Öğrencinizin tös zamanı geldi” ya da “Mezuniyet işlemleri zamanı geldi” gibi uyarılar, hocalarımızın süreçleri daha kolay takip etmelerini sağlamış olacağız. Bir diğer kolaylık ise, herhangi bir kağıt kullanmadan bölümlerde alınan kararlar otomatik olarak alınacak.” ifadelerini kullandı.